የለውጥ መሣሪያዎች ምንንነት እና ተመጋጋቢነት

የለውጥ መሣሪያዎች ምንንነት እና ተመጋጋቢነት

የ ውጥ መሣሪያዎች የአሰራር ቅልጥፍና እና ውጤታማነትን የሚያጎ ብቱ ናቸው

1.

የለውጥ

ማስፈጸሚያ

መሣሪያዎች

በእድገትና

ትራንስፎርሜሽን

ዕቅድ

ያስቀመጥናቸውን

ስትራተጂያዊ

ግቦች
ከማሣካት

አካያ

ካላቸው

ፋይዳ

አንጻር

የለውጥ

መሣሪያዎች

ምንነትና

ተመጋጋቢነት

ላይ

የተሻለ

ግንዛቤ

መፍጠር
አስፈላጊ

ሆኖ

በመገኘቱ

በሚከተለው

መሠረት

ተደራጅቶ

የቀረበው

ጹሁፍ

የሚደርሳቸው

አካላት

በተሻለ

ግንዛቤ

ይወስዳሉ

በሚል
ታሣቢ

ነው፡፡

1.

የለውጥ መሣሪያዎች ትርጉም

1.1. መሠረታዊ የሥራ ደት ለውጥ (

Business Process Reen-gineering

የመሠረታዊ

የሥራ

ሂደት

ለውጥ

ተቋማት

መሠረታዊ

የሆነ

አስተሳሰብ
በማዳበር

የደንበኞችን

አገልግሎት

ለማሻሻልና

የኦፕሬሽን

ወጪዎችን

በመቀነስ

አለም

አቀፍ

ተወዳዳሪ

ለመሆን

የሚያስችል

የሥራ

ሂደት
ለመቅረጽ

የሚያስችል

የለውጥ

መሣሪያ

ነው፡፡

የተቋም

ተልዕኮ፣

ስትራቴጂክ

ዓላማዎች

እና

የደንበኞች

ፍላጎት

መነሻ
በማድረግ

እሴት

የማይጨምሩ

ተግባራትን

በማስወገድ

እና

አላስፈላጊ

የሀብት

ብክነትን

በማስቀረት

የአፈጻጸም

መለኪያዎች

ወጪ፣

መጠን
፣

ጥራት

እና

ጊዜ

በከፍተኛ

ደረጃ

በማሻሻል

ተቋማት

ተልዕኳቸውን

እንዲያሳኩ

ከፍተኛ

አስተጽኦ

የሚያደርግ
ነው

1.2.

ስትራቴጂክ ዕቅድ (

Strategic Planning

ስትራቴጂክ

ዕቅድ

አንድ

ተቋም

ያለው

ውስን

ሀብት

ላይ

በማተኮር

ሠራተኞች
ለአንድ

ዓላማ

እንዲሰሩ

በማድረግ፣

ካለው

ተለዋዋጭ

አካባቢያዊ

ሁኔታ

ጋር

የተቋሙን

አቅጣጫ

ለመዳሰስና

ማሻሻያዎችን
ለማድረግ

የሚረዳ

የሥራ

አመራር

መሣሪያ

ነው፡፡

የስትራቴጂክ

ዕቅድ

ተቋሙ

ያለበትን

ሁኔታ

በመረዳት

ወደፊት

ስለሚያጋጥመው
ሁኔታና

ሊደረስበት

ስለሚፈለገው

ውጤት

የሚያመለክት

ስትራቴጂክ

ስልት

የሚከተል

ሲሆን

አጠቃላይ

ዝግጅቱ

በሀገራዊ

ማህበራዊ
ኢኮኖሚያዊና

ፖለቲካዊ

ማዕቀፎች

መሠረት

እንዲቀረጽ

ከማስቻሉም

በላይ

የክፍለ

ኢኮኖሚውን

አጠቃላይ

ስኬት

ለማሳካት

የሚረዳ

ነው፡፡
በዚህ

አግባብ

የተዘጋጀ

ዕቅድ

ቅደም

ተከተልን

የሚዘረዝርና

የጋራ

እሴቶችን

የሚያመላከት፣

ተልዕኮና

ሚና፣

ዓላማና
ሥራን

የሚለይ

ሆኖ

እስከ

ዓመታት

የሚያገለግል

አቅጣጫ

ጠቋሚ

የለውጥ

መሣሪያ

ነው፡፡

1.3

የውጤት ተኮር ሥርዓት (

Balanced Score Card

የውጤት ተኮር ስርዓት ማለት የተቀናጀ የስትራቴጂያዊ እቅድ ስራ አመራር፣ ኮሙኒዩኬሽንና የመለኪያ ስርዓትን አጣምሮ የያዘ የለውጥ
መሳሪያ ነው፡፡ የውጤት ተኮር ስርዓት በጥቂት ወሳኝ ጉዳዮች ላይ የሚያተኮር፣ እነዚህን ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች ለመተግበር የሚያስችሉ
ግቦችን ለይቶ የሚያስቀምጥ፣ ግቦቹ በምክንያትና በውጤት ተሳስረው እንዴት እሴት እንደሚፈጥሩ የሚያሳይ፣ የተቋምን ስኬት
እንዲያረጋግጡ የተቀረጹ ግቦች እንዴት

እንደሚለኩ

የሚያሳይ፣

ዒላማ

የተቀመጠላቸውን

ግቦች

ለማሳካት

የሚያስችሉ

ስትራቴጂያዊ

እርምጃዎች

የሚቀረጹበትን

አግባብ

የሚያሳይ
በዋናነት

የሚያተኩረው

ስትራቴጂያዊ

ግቦች

ሲቀረጹ ሚዛናዊ እንዲሆኑ ለማድረግ በአራት እይታዎች ላይ ነው፡፡ እነዚህም የተገልጋይ/ሕዝብ፣ የፋይናንስ፣ የውስጥ አሰራር (ውጤት
ተኮር)፣ መማማርና ዕድገት (የማስፈጸም አቅም) እይታ ናቸው፡፡ የለውጥ መሣሪያዎች የአሰራር ቅልጥፍና እና ውጤታማነትን የሚያሰፍኑ
ናቸው!

የለውጥ መሣሪያዎች ምንነት እና ተመጋጋቢነት

1.4 ፕሮግራም በጀት

Programme Budgeting

የፕሮግራም በጀት በጀትን ከውጤት ጋር የሚያዛምድ የበጀት አሠራር ሲሆን ውጤትን ለመለካት፣ ተጠያቂነትም ለማስፈንና ፖሊሲና
ስትራቴጂን መሠረት በማድረግ ዕቅድን ከበጀት ጋር የሚያስተሳስር ቁልፍ መሳሪያ ነው፡፡ የፕሮግራም በጀት ሃብትን ከመንግስት ፖሊሲ፣
ዓላማዎችና ቅድሚያ ከሚሰጡ ጉዳዮች አንጻር የሚመድብ ሲሆን የበጀት አሠራሩም ትኩረት የሚያደርገው ተቋማዊ መዋቅር እና ውጤት
ነው፡፡ ይህም ወጪን ከፕሮግራም አንጻር የመመደብ፣ የአፈጻጸም ጥንካሬና ድክመትን ከዓላማ አንጻር የመፈትሽ እና ለወጪ ገቢ ትንተና
የሚውል አሰራር ሲሆን በአጠቃላይ ፕሮግራም በጀት የፕሮግራም አደረጃጀትን በመጠቀም ሃብትን ለውጤት መመደብ የሚያስችል
የለውጥ መሣሪያ ነው

፡፡

1.5.

ተግባር ተኮር ሥራ አመራር

Activity Based Management

ተግባር
-

ተኮር ሥራ አመራር በአንድ መ/ቤት ውስጥ የሚከናወኑ ተግባራትን በመለየትና ተግባራቱን ለማከናወን የሚያስፈልጉ ወጪዎችን
በመወሰን አፈጻጸማቸውን ከጊዜና ከጥራት አኳያ ለይቶ ማስቀመጥ ነው፡፡ ተግባር ተኮር ሥራ አመራር ተግባራትን በመለየትና
በመገምገም ወጪን በሚቀንስና የተገልጋይን እርካታ በሚጨምሩ ስትራቴጂክ ጉዳዮች ላይ የሚያተኩር ወሳኝ የለውጥ መሣሪያ ነው፡፡

1.6.

የዙሪያ መለስ ምዘና የ 360

ምዘና)

ሠራተኞች አስተማማኝና ግልፅ የሆነ ግብረ መልስ በአካባቢያቸው አብረው ከሚሰሩ ሰዎች የሚያገኙበት ስርዓት ነው፡፡ ግብረ መልሱ
አብዛኛውን ጊዜ ግለ ሂስን፣ በሃላፊነት ደረጃ የበታች ባልደረቦችን፣ የአቻ ባለሙያዎችን፣ የኃላፊዎችን እና የደንበኞችን ወይም የባለድርሻ
አካላትን አስተያየት ያካትታል፡፡ የ 360

ምዘና

(ዙሪያ መለስ ምዘና) አመራሮች የመስሪያ ቤቱን ጥንካሬና ድክመትን በተሻለ ሁኔታ ለመረዳት የሚያስችላቸው ሲሆን፤ ለግለሰብ
ሰራተኞች ደግሞ የራሳቸውን ድክመትና ጥንካሬ በመለየት የአቅም ግንባታ እቅድ (

Self Development Plan)

እንዲያቅዱ የሚያስችላቸው መሳሪያ ነው፡፡

1.7. የጥራት ሥራ አመራር /

TQM/

የጥራት ሥራ አመራር ማለት ባለው የሥራ ሂደት ማዕቀፍ ውስጥ የሚሰሩ የጥራት ስራ ሆኖ የለውጥ መገለጫቸው ቀጣይና የማያቋርጥ
ማሻሻያ /

continuous incremental improvement /

የማድረግ መርህን መከተል ነው፡፡ የጥራት ማሻሻያ ዋነኛ ዓላማም የነበረውን ሥራ በአዲስ አሠራር መቀየር ሳይሆን ያንኑ በተሻለ
ማከናወን ነው፡፡

2. የለውጥ ሥራ አመራር መሣሪያዎች ተመጋጋቢነት

እያንዳንዱ የሥራ አመራር መሳሪያ የራሱ የሆነ ጥንካሬና ውስንነት ስላለው በጥምረት በመጠቀም የእድገትና ትራንስፎርሜሽን እቅድ
ስኬት እንዲረጋገጥ በጥራትና በአግባቡ ሥራን መምራት አስፈላጊ በመሆኑ የለውጥ መሳሪያዎችን ተያያዥነትና ተመጋጋቢነት መረዳትና
በተግባር ማዋል አማራጭ የለውም፡፡የለውጥ መሳሪያዎቹ የዓላማ ማስፈፀሚያ እንጂ ራሳቸውን የቻሉ ሥራዎች ያለመሆናቸው
በሰራተኞች ዘንድ ከግንዛቤ ውስጥ ባለመግባቱ የሥራ አመራር መሳሪያዎች የእቅዶቻችን ማሳኪያ መሳሪያዎች መሆናቸውን መገንዘብና
በተናጠል ያላቸውንም ውስንነቶች በተቻለ መጠን ለመቀነስ መሳሪያዎቹን በቅንጅት መጠቀም የግድ ይላል፡፡

You're reading a previewUnlock full access (page 2) by uploading documents or with a 30 Day Free Trial

Continue for Free

ስትራቴጂክ እቅድ

ሚኒስቴር መ/ቤታችን ጥራቱን የጠበቀ አገልግሎት ለዜጎች ለማቅረብና ክልሎችን፣ ከተሞችንና ተጠሪ መ/ ቤቶችን የመከታተልና
የመደገፍ ተልዕኮውን ከመወጣት አንፃር አይነተኛ የሥራ አመራር መሳሪያ በመሆን ተቋማቱን ዘመናዊ ለማድረግ እንዲያስችለው በማለም
በተግባር ላይ እያዋለው ነው፡፡ የስትራቴጂክ ዕቅድ ከሌሎች ዕቅዶች የሚለይባቸው መሠረታዊ ጉዳዮች ወሳኝ የሆኑ ስትራቴጂያዊ
ጉዳዮችን በመለየት መፍትሔ ለመስጠት ማስቻሉ፣ በዕቅድ ዝግጅት ሂደቱ ተቋማዊ ግብን ግልጽ አድርጎ ማስቀመጡ፣ የተቋሙን ሃብት
(የሰው ኃይልና ቁሳዊ) ማቀናጃ መሆኑ፣ ተለዋዋጭ ጉዳዮች/ሁኔታዎች ሲያጋጥሙ ፈጣን ምላሽ መስጠት ማስቻሉና ዓላማውን ተግባራዊ
ለማድረግ የሚያስችል የአሰራር ስርዓት መከተሉ ዋና ዋናዎቹ ናቸው፡፡ ሆኖም ግን በየደረጃው የሚወጡ እቅዶች አለመናበብ፣ እቅዱ
እስከ ግለሰብ አለመውረዱና ሰራተኛው ውጤትንና ስኬትን እያሰበ እንዳይሰራ ማድረጉ የሥራ አመራር መሳሪያውን ምልዑ ሊያደርገው
አልቻለም፡፡ ከስትራቴጂያዊ ማዕቀፍ በተጨማሪ ለህብረተሰቡ የተገኙ ለውጦችንና ከመ/ቤቱ በቀጥታ የተገኙ ውጤቶች በሚቀርብ
ዓመታዊ ሪፖርት የሚደግፍ ከሆነ

የፕሮግራም በጀት

አሰራር በላቀ ደረጃ የተሟላ እንዲሆን ያስችላል፡፡ የሚታቀዱ እቅዶች ስትራቴጂያዊ የሆኑትን የመለየትና በጀትም ሲመደብ በትኩረት
ደረጃው

Prioritize)

ማድረጉ አስፈላጊ ሲሆን ዓላማዎችም ሊለኩ የሚችሉ፣ ሊደረስባቸው የሚችሉ፣ አግባብነት ያላቸውና የጊዜ ገደብ ያላቸው መሆን
አለባቸው፡፡ ከግብዓት ወደ ውጤት (

Process)
ላይ የተመሰረተ የበጀት አሠራር ሥርዓት ሽግግር ተቀባይነት አግኝቶ ስራ ላይ የማይውል ከሆነ አሰራሩ ሊተገበር አይችልም፡፡ ስለሆነም

የመሠረታዊ የሥራ ደት ለውጥ

ግብዓት

ውጤት

ስኬት ሂደትን የሚከተል አሰራር በመሆኑ ለፕሮግራም በጀት አሰራር ተግባራዊነት ትልቅ ድርሻ አለው፡፡ ከተገልጋዮችም ፍላጎት አንፃር
የሚሰጠውን አገልግሎት ከመጠን፣ ከጥራት፣ ከጊዜና ከወጪ አንፃር በላቀ ደረጃ በማሻሻል የተገልጋዮችን የዕርካታ መጠን ከፍ የማድረግና
ለስራ አመቺ የሆነ አደረጃጀትን ለመፍጠር በጥቅም ላይ የዋለ አይነተኛ የሥራ አመራር መሳሪያ ነው፡፡ የመሰረታዊ የስራ ሂደት ለውጥ
በላቀ ደረጃ ለመተግበርም የሰራተኞች የውጤት ተኮር የሥራ አፈፃፀም ምዘና ስርዓት ወሳኝ ነው፡፡

የውጤት ተኮር ሥርዓት

ቁሳዊና አዕምሮአዊ ሀብትን በአግባቡ በመጠቀም ከተገልጋዮች ጋር ሊኖር የሚገባውን ግንኙነት ያሳልጣል፣ የተገልጋዮችን ፍላጎት
የሚያረኩ ምርቶችና አገልግሎቶችን በጥራት፣ በተመጣጣኝ ዋጋ እና በፍጥነት ለመስጠት እንዲሁም የሰራተኞችን ችሎታና ተነሳሽነት
ለቀጣይ መሻሻል ግብአት በሚሆን መልኩ ለመጠቀም ከማስቻሉም በላይ የኢንፎርሜሽን ቴክኖሎጂን፣የዳታቤዝንና የሲስተሞችን
አጠቃቀም

ያስፋፋል

፡፡

በፕሮግራም በጀት አሠራር መሰረትም የመሰረተ ልማት አገልግሎት አሰጣጥ የወጪ ቆጣቢነት፣ የቀልጣፋነት እና የውጤታማነት
መለኪያዎችን በመጠቀም የአፈፃፀም ደረጃን ለመለካት ከማስቻሉም

በላይ ለሕዝብ ተጠያቂነትን ያጎለብታል፡

ስለሆነም አሠራሩ የግለሰብ አፈፃፀምን ለመመዘን የሚያስችል መሠረት እንደሚጥል ለመረዳት ይቻላል፡

የ
ፕሮግራም በጀት እና ውጤት ተኮር ስርዓት ከመ/ቤቱ ተልዕኮ በመነሳት ውጤት የሚለካበትን

ስርዓት ለማመቻቸት የተዘረጉ ናቸው፡፡ ውጤት ተኮር ስርዓት የማኔጅመንት ስርዓት ሆኖ የዕለት ተዕለት ተግባርን ማከናወኛ መሣሪያ
አድርጎ መጠቀምና ቀጣይነት ያለው ሂደት መሆኑን መገንዘብ ያሻል፡፡ ይህም ማለት ውጤትን መሰረት ያደረገ ግምገማ፣ ዒላማዎችንና
ግቦችን በማሻሻል፣ የድርጊት መርሃ ግብርን በማሻሻልና የውጤቶችን መላቅ በመከታተል መ/ቤቱ ከተሰጠው ተልዕኮ በመነሳት የቀረፀውን
ራዕይ እውን ማድረጊያ መሳሪያ ነው፡፡ ለዚህም ተፈፃሚነት ግለሰቦች የራሳቸውን እቅድ እንዲያቅዱ ማድረግ፣ ከመ/ቤቱ ተቋማዊ ዒላማና
ውጤት ጋር የተጣጣመ እቅድ ሆኖ የአስተዋጽኦ ደረጃቸውን አውቀው እንዲሰሩ ማድረግ ያስፈልጋል፤ ይህ ደግሞ የተግባር ተኮር የሥራ
አመራር መርህ ጋር ይያያዛል፡፡ ከተግባር ተኮር የሥራ አመራር ጠቀሜታዎች መካከል የውጤት ተኮር መለኪያ ስኮር ካርድን በበለጠ
ለመለካት የሚረዳ፣ እሴት የማይጨምሩ ተግባራትን በግልፅ የሚያሳይ፣ የፕሮግራሞችን ቀጣይነት ያለው የመሻሻል ደረጃን የሚያሳይ
መሆኑና ሁሉም ባለሙያዎች በቀላሉ መረዳት የሚችሉት የሥራ አመራር መሳሪያ በመሆኑ ከአብዛኞቹ የሥራ አመራር መሳሪያዎች ጋር
ያለውን ቁርኝት መገንዘብ ይቻላል፡፡

የተግባር ተኮር ሥራ አመራር

የመሠረታዊ የሥራ ሂደት ለውጥን በመጠቀም እሴት የሚጨምሩ ተግባራትን እና በተቋሙ ያሉትን ስትራቴጂያዊ ጉዳዮች የአተገባበር
ሂደት ለመለየትና ለመገምገም የሚጠቅም መሳሪያ/

Tool/

ነው፡፡ የተግባር ተኮር ሥራ አመራር ስልታዊ ምክንያት

ውጤት ትስስር መንገድ ሆኖ የተግባራቱን ወጪዎች ከምርት፣ አገልግሎት እና ከተገልጋይ እርካታ ጋር የማስተሳሰሪያ መንገድ በመሆንና
ግቦችንም ለማሳካት ተግባራትን አቀናጅቶ መምራት የሚል መርህን የሚከተል ነው፡፡ በዚህ መሠረታዊ መርህ ውጤት የሚመጣው
በተግባራት ነው፡፡

ከላይ የተዘረዘሩት የለውጥ ሥራ አመራር መሳሪያዎች በክትትልና ግምገማ አስፈላጊነት ላይ ትኩረት ይሰጣሉ፤ ፕሮግራም በጀትም
ለወደፊት ዕቅዶች የሚደረገው የወጪ ድልድል በቅርብ ጊዜ አፈፃፀምና ግምገማ መታገዝ እንዳለበት ታሳቢ ያስቀምጣል፡፡ በተመሳሳይ
መልኩም የውጤት ተኮር የምዘና ስርዓት ውጤትን የሚለካ አሰራር ቢሆንም እቅድን እስከ ግለሰብ በአራቱም ዕይታዎች ሚዛኑን በጠበቀ
መልኩ ማውረድ ባለመቻሉ የተግባር ተኮር ስር አመራር ስርዓትን በጥምረት መጠቀም ያስፈልጋል፡፡ ከዚህም በመነሳት እያንዳንዱ
ሰራተኛ እቅዱን ከማስፈፀም አንፃር ያስመዘገበውን ውጤት መለካት የሚቻልበት ቢሆንም ሰራተኛው ስራውን እንዴት አድርጎ ሰርቶ
ውጤት እንዳመጣ ግን የሚያሳይ/

የሚለካ አይደለም፡፡ ይህንን ክፍተት ለመሙላት ደግሞ የዙሪያ መለስ ምዘና ዘዴን መጠቀም የማይታለፍ ወቅታዊ ጥያቄ ይሆናል፡፡

የዙሪያ መለስ ምዘና

ዘዴ ባህርይንና ብቃትን፣ ግለሰቡ በሌሎች ሠራተኞችና አመራሮች እይታ፣ የማዳመጥ፣ የማቀድና ግብን የመቅረጽ ችሎታን፣ የግል
አመለካከት ላይ በማተኮር የቡድን ሥራን፣ ባህርይና የአመራር ብቃትን ይመዝናል፤ የልማት መሳሪያም በመሆን ሰራተኞች
ድክመታቸውንና ጥንካሬያቸውን ለይተውና አሻሽለው ለላቀ ውጤት እንዲተጉ ለማድረግ ያስችላል፡፡ ይህ ዘዴ የሰራተኞችን የሥራ
ውጤት ከግል አስተሳሰብ በፀዳ መልኩ (

Objectively)

ሊለካ አለመቻሉና ቴክኒካል ወይም ሥራ ተኮር ክህሎት ላይ የማያተኩር በመሆኑ ብቻውን ጠንካራ መለኪያ ሊሆን አይችልም፡፡
ስለሆነም የዙሪያ መለስ ምዘናን፣ የውጤት ተኮር ምዘና ስርዓትንና ራስን የማብቃት አቅድ ምዘና የለውጥ መሣሪያዎችን በማቀናጀት /
በማዋሃድ / መጠቀም ምዘናው የተሟላና ተቋማት ለተልኮ የበቁ ሆነው የተገልጋዩን እርካታና አመኔታ የሚያረጋግጥ መሆኑ ከተሞክሮ እና
የሚ/ር መ/ቤቱ ከጥር 1/2004 ዓ.ም ጀምሮ ወደ ምዘና ሥርዓት ውስጥ በመግባት በዕቅድ የተያዙ ሥራዎችን ባለቤት እንዲኖራቸው
በማድረግ ለዘርፉ ተለይቶ የተሰጠውን የእድገትና ትራንስፎርሜሽን ዕቅዱን በማሳካት ከሚያደርገው እንቅስቃሴና አፈጻጸም ለማየት
የሚቻል ጉዳይ ነው፡፡

የማስፈፀም አቅማችንን ማጎልበት በዘርፉ ውጤታማ ልማትና ዕድገት ለማስፈን ወሳኝ ጉዳይ በመሆኑ የሰው ኃይል ልማት ሥራችን ቁልፍ
ተግባራችን ሆኖ ይቀጥላል

ስ.ቁ ፡ 0115541251

Website: www.mudc.gov.et

mail reformoffice@gmail.com