Professional Documents
Culture Documents
Team work
work
A. Giới
A. Giới thiệu
thiệu kỹ
kỹ năng
năng làm
làm việc
việc nhóm
nhóm
Tổng
Tổng quan
quan về
về làm
làm việc
việc nhóm
nhóm
1.
1. Khái
Khái niệm
niệm nhóm
nhóm
2.
2. Nhu
Nhu cầu
cầu làm
làm việc
việc nhóm
nhóm
3.
3. Các
Các thuận
thuận lợi
lợi
4.
4. Các
Các khó
khó khăn
khăn
5.
5. Phân
Phân loại
loại nhóm
nhóm
6.
6. Kỹ
Kỹ năng
năng làm
làm việc
việc nhóm
nhóm
1.
1. Khái
Khái niệm
niệm nhóm
nhóm
“ Hai hay nhiều người làm việc với nhau để cùng hoàn
thành một mục tiêu chung” (Lewis-McClear)
“ Một số người với các kỹ năng bổ sung cho nhau, cùng
cam kết làm việc, chia sẻ trách nhiệm vì một mục tiêu
chung" (Katzenbach và Smith)
" Nó như một chiếc xe Ferrari, hoạt động cực kì mạnh
mẽ, nhưng tốn rất nhiều tiền của/công sức để bảo
dưỡng"
Là một nhóm người có những kỹ năng khác nhau,
những nhiệm vụ khác nhau, nhưng làm việc chung với
nhau, bổ sung các chức năng và hỗ trợ cho nhau để đạt
được mục tiêu chung.
Chưa
Chưa hệ
hệ thống
thống
Hệ
Hệ thống
thống
Làm
Làm việc
việc nhóm
nhóm
Thế giới của con người bắt đầu với chỉ một cá nhân,
một vài người và rồi họ tụ họp cùng nhau thành một
nhóm.
o Tuy nhiên, việc hoạt động theo nhóm lại thường dẫn tới sự xung
đột và kết quả là nhiều nhóm đã tan rã.
Khi khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển thì yêu cầu
làm việc theo nhóm là cần thiết hơn bao giờ hết.
o Đơn giản vì không ai là hoàn hảo, làm việc theo nhóm sẽ tập
trung những mặt mạnh của từng người và bổ sung cho nhau.
o Hơn nữa, chẳng ai có thể cáng đáng hết mọi việc
Nhu
Nhu cầu
cầu làm
làm việc
việc nhóm
nhóm
Các
Các thuận
thuận lợi-
lợi- Đ
Đối
ối với
với cá
cá nhân
nhân
Năng suất công việc hiệu quả hơn so với làm việc cá
nhân
Để giải quyết các công việc ngoài khả năng của cá
nhân
Để đạt được kết quả lớn hơn, tốt hơn và có nhiều ý
tưởng hơn
Cải thiện môi trường làm việc, giải tỏa căng thẳng
Tăng lòng tin, tự tin thông qua các lời động viên khuyến
khích.
Học hỏi được nhiều hơn
Thuận
Thuận lợi-
lợi- cấp
cấp quản
quản lý
lý
Đóng góp đáng kể trong việc tăng năng suất, hiệu quả và
giúp tổ chức phát triển
Tạo dựng hình ảnh tích cực đối với khách hàng bên
ngoài và những nhân viên tiềm năng
4.
4. Khó
Khó khăn
khăn cho
cho tổ
tổ chức
chức
Doanh nghiệp có cấu trúc quan liêu (bureaucratic) và
theo thứ bậc (hierarchical)
Những thành viên trong nhóm có những chế độ thưởng
và lương bổng khác nhau
Hệ thống quản lí thực hiện nhóm yếu kém như:
o chính sách tuyển dụng, lập mục tiêu, thực hiện mục tiêu
o giao tiếp yếu kém cản trở nhóm làm việc hiệu quả
Mục tiêu đề ra chung chung
o không thể truyền tất cả những thông điệp cần thiết đến cho thành
viên trong nhóm
Không mô tả công việc chi tiết, rõ ràng và những công
việc chi tiết không đi đến mục tiêu kinh doanh chung
Khó
Khó khăn
khăn cho
cho cấp
cấp quản
quản lý
lý
Sợ mất vị trí hiện tại và lạc lõng do nhu cầu cao trong làm
việc nhóm
Lo ngại không được tín nhiệm, lương bổng và thăng tiến
khi kết quả chung của nhóm lấn át những đóng góp của
họ
Sợ lãnh trách nhiệm quá lớn trong nhóm
5.
5. Phân
Phân loại
loại nhóm-
nhóm- Các
Các nhóm
nhóm chính
chính thức
thức
P E R F O R M A N C E LE V E L
Teamwork H igh-perform ing
C ooperative G roup
C ooperative
G roup
Individual
M em bers
Traditional
G roup
Trong tổ làm việc, một nhà quản lý hay giám sát chung
sẽ chỉ đạo các thành viên và các thành viên đó không
nhất thiết phải hợp tác với nhau mới có thể hoàn tất
nhiệm vụ của họ.
o Ít có sự hợp tác giữa các nhân viên với nhau.
o Giữa cấp trên và cấp dưới tồn tại mối quan hệ báo cáo.
Các
Các giai
giai đoạn
đoạn hình
hình thành
thành và
và pt
pt nhóm
nhóm
Tín nhiệm
Tương thuộc
Độc lập
Hình thành là giai đoạn nhóm được tập hợp lại. Mọi
người đều rất giữ gìn và rụt rè.
Sự xung đột hiếm khi được phát ngôn một cách trực tiếp,
chủ yếu là mang tính chất cá nhân và hoàn toàn là tiêu
cực.
Do nhóm còn mới nên các cá nhân sẽ bị hạn chế bởi
những ý kiến riêng của mình và nhìn chung là khép kín.
o Điều này đặc biệt đúng đối với một thành viên kém quan trọng và
lo âu quá.
o Nhóm phần lớn có xu hướng cản trở những người nổi trội lên
như một người lãnh đạo.
Cần
Cần làm
làm gì
gì ởở Giai
Giai đoạn
đoạn hình
hình thành
thành nhóm?
nhóm?
Vai trò của trưởng nhóm được phát huy tối đa trong
việc định hướng hoạt động và giải quyết các xung đột
cá nhân
Hướng mọi hành vi vào nhiệm vụ
Không nên tham gia vào các dự án lớn hoặc các công
việc đòi hỏi sự phối hợp và đồng bộ cao
Cần có sự quyết đoán ở một mức độ nhất định
Cần chấp nhận một số thất bại để rút kinh nghiệm và
xem đó như một tất yếu trong quá trình phát triển
nhóm
Giai
Giai đoạn
đoạn bình
bình thường
thường hoá
hoá
Ở giai đoạn này, nhóm bắt đầu nhận thấy những lợi ích
của việc cộng tác cùng với nhau và sự giảm bớt xung đột
nội bộ.
Do một tinh thần hợp tác mới hiện hữu, mọi thành viên
bắt đầu cảm thấy an toàn trong việc bày tỏ quan điểm
của mình và những vấn đề này được thảo luận cởi mở
bên với toàn bộ nhóm.
Sự tiến bộ lớn nhất là mọi người có thể bắt đầu lắng
nghe nhau.
o Những phương pháp làm việc được hình thành và toàn bộ nhóm
đều nhận biết được điều đó.
Cần
Cần làm
làm gì
gì ởở Giai
Giai đoạn
đoạn bình
bình thường
thường hoá?
hoá?
Đây là điểm cao trào, khi nhóm làm việc đã ổn định trong
một hệ thống cho phép
o trao đổi những quan điểm tự do và thoải mái
o và có sự hỗ trợ cao độ của cả nhóm đối với mỗi thành viên và
với các quyết định của nhóm.
Cần
Cần làm
làm gì
gì ởở Giai
Giai đoạn
đoạn vận
vận hành?
hành?
Mỗi thành viên hãy là một thủ lĩnh của chính mình,
phát huy cao độ những năng lực cá nhân, tăng cường
sự tín nhiệm lẫn nhau
Tôn trọng những cá nhân làm việc hiệu quả theo cách
riêng của họ
Ý thức trách nhiệm cao, không cần giám sát và điều
khiển các công việc của các thành viên
Nên tham gia vào các dự án quan trọng
Người
Người lãnh
lãnh đạo
đạo nhóm
nhóm
Nhiệm vụ: Tìm kiếm các thành viên mới và nâng cao tinh
thần làm việc
Khả năng phán đoán tuyệt vời những năng lực và cá tính
của các thành viên trong nhóm.
Giỏi tìm ra các cách vượt qua những điểm yếu.
Có khả năng trao đổi thông tin hai chiều.
Biết tạo bầu không khí hưng phấn và lạc quan trong
nhóm.
Người
Người lãnh
lãnh đạo
đạo nhóm
nhóm
Chính sách
thưởng phạt hợp lý
4
Người
Người góp
góp ýý
Nhiệm vụ: Giám sát và phân tích sự hiệu quả lâu dài của
nhóm.
Không bao giờ thoả mãn với phương sách kém hiệu quả.
Chuyên viên phân tích các giải pháp để thấy được các
mặt yếu trong đó.
Luôn đòi hỏi sự chỉnh lý các khuyết điểm.
Tạo phương sách chỉnh lý khả thi
Người
Người bổ
bổ sung
sung
Nhiệm vụ: Lôi kéo mọi người làm việc chung với nhau
theo phương án liên kết
Hiểu những nhiệm vụ khó khăn liên quan tới nội bộ.
Cảm nhận được những ưu tiên.
Có khả năng nắm bắt các vấn đề cùng lúc.
Có tài giải quyết những rắc rối.
Người
Người tham
tham gia
gia ýý kiến
kiến
Nhiệm vụ: Giữ vững và khích lệ sinh lực đổi mới của
toàn nhóm
Luôn có những ý kiến lạc quan, sinh động, thú vị.
Mong muốn được lắng nghe ý kiến của những người
khác.
Nhìn các vấn đề như những cơ hội cách tân đầy triển
vọng chứ không là những tai họa
Người
Người giám
giám sát
sát
Nhiệm vụ: Bảo đảm giữ vững và theo đuổi các tiêu chuẩn
cao
Luôn hy vọng vào những gợi ý đầy hứa hẹn.
Nghiêm túc, đôi khi còn cần tỏ ra mô phạm, chuẩn mực.
Phán đoán tốt về kết quả công việc của mọi người.
Không chần chừ đưa vấn đề ra.
Có khả năng tìm ra sai sót.
Các
Các nguyên
nguyên tắc
tắc làm
làm việc
việc nhóm-
nhóm- đồng
đồng thuận
thuận
Những buổi họp là cách thức tuyệt hảo để bổi đắp tinh
thần đồng đội và thói quen làm việc theo nhóm ngay từ
lúc đầu mới thành lập nhóm.
Những loạt buổi họp giúp các thành viên mới làm quen
với nhau, tạo sự nhất trí về các mục tiêu được giao cùng
các vấn đề cần giải quyết về mặt tổ chức.
Thiết
Thiết lập
lập mối
mối quan
quan hệ
hệ
Nhiều người trở thành những kẻ chỉ biết làm theo kinh
nghiệm và tính cách riêng của họ.
o Hãy phá thế thụ động ấy và tạo tính sáng tạo.
Việc có được những sáng kiến đòi hỏi có người lãnh đạo
và cần một hình thức tổ chức nào đó, để kết quả buổi
họp có thể mở ra một hướng đi.
Mọi ý kiến cần được ghi chép lên biểu đồ hay bảng để
mọi người có thể nhìn thấy.
o Sau đó, loại bỏ nhũng ý kiến bất khả thi và tóm tắt những ý khả
thi.
Người lãnh đạo cần động viên mọi người bàn thảo, ngay
cả với ý kiến nghịch lại cũng có giá trị của nó
Chia
Chia sẻ
sẻ trách
trách nhiệm
nhiệm
Bổ sung các cách thức hành động, giám sát tiến độ, sáng
tạo, có tính xây dựng khi hoạt động nhóm gặp trở ngại
tạm thời.
Cũng cần tạo bầu không khí thông hiểu nhau giữa các
thành viên nhất thông tin về tiến độ và những thay đổi
đường lối làm việc.
Cần
Cần linh
linh hoạt
hoạt
Mỗi thành viên phải có khả năng thực hiện vai trò của
mình chí ít cũng như người khác.
Mỗi người phải được phân nhiệm để hành động chủ
động trong nhóm.
Dù việc khó đến đâu nhưng nếu có sự đồng lòng của
toàn nhóm thì đều có thể hoàn thành.
Mọi người đều được phân nhiệm rõ ràng từ đầu đến
cuối.
Mọi người đều được khuyến khích làm theo phương
cách hiệu quả nhất của mình
Nhóm
Nhóm thành
thành công
công
" Một nhóm thành công là khi người lãnh đạo truyền
được cảm hứng cho từng thành viên, cho họ được say
mê làm việc, khám phá, tham gia những cuộc phiêu lưu
mạo hiểm và sẽ được thưởng công xứng đáng".
Nhóm
Nhóm thành
thành công
công
MỤC
MỤCTIÊU/
TIÊU/ TẦM
TẦMNHÌN
NHÌN
THUYẾT
THUYẾTPHỤC,
PHỤC, LINH
LINHĐỘNG
ĐỘNG
VAI
VAI TRÒ,
TRÒ, TRÁCH
TRÁCHNHIỆM
NHIỆM
RÕ
RÕ RÀNG
RÀNG
NHÓM
NHÓMLÀM
LÀMVIỆC
VIỆC KHÔNG
KHÔNG NGỪNG
NGỪNG HỌC
HỌCHỎI
HỎI VÀ
VÀ
THÀNH
THÀNHCÔNG
CÔNG LÀM
LÀMVIỆC
VIỆCTỐT
TỐTHƠN
HƠN
SAY
SAYMÊ,
MÊ, NHIỆT
NHIỆTTÌNH
TÌNHĐỂ
ĐỂĐẠT
ĐẠT
NĂNG
NĂNG SUẤT
SUẤTCAO
CAO NHẨT
NHẨT
KỸ
KỸNĂNG
NĂNG LÃNH
LÃNHĐẠO
ĐẠO
Nguyên
Nguyên tắc
tắc nhóm
nhóm thành
thành công
công
Hãy đúng giờ, điều đó giúp cho các thành viên khác
trong nhóm làm việc không phải mất thêm thời gian nhắc
lại những gì đã thảo luận cho bạn.
Luôn đặt mục tiêu của cuộc thảo luận lên hàng đầu, tránh
nói chuyện về những chủ đề không liên quan, gây loãng
chủ đề, thiếu tập trung.
Hãy nghĩ mình là một phần của nhóm chứ không phải
một cá nhân riêng lẻ.
o Thảo luận với cả nhóm chứ không phải chỉ với người ngồi cạnh
bạn. Hãy rõ ràng và ngắn gọn.
o Luôn ý thức rằng bạn đang sử dụng thời gian của tất cả mọi
người.
Nguyên
Nguyên tắc
tắc
o Hãy thuyết phục mọi người bằng lý lẽ và dẫn chứng, không phải
bằng cảm xúc.
Nguyên
Nguyên tắc
tắc
Đừng chỉ trích. Đừng phản đối ngay ý kiến của người
khác dù bạn có thấy nó thiếu thực tế đến đâu.
o Cũng đừng gắn mỗi cá nhân với ý kiến của họ, chỉ thảo luận về ý
kiến thôi, đừng chỉ trích riêng ai cả.
Hãy luôn tâm niệm rằng, kết quả cuối cùng thu nhận
được phải là sự đồng lòng của cả nhóm, kể cả những cá
nhân có ý kiến bị bác bỏ.
o Việc này không thể nhanh chóng đạt được mà phải cần có thời
gian.
Quy luật tầm nhìn: Tầm nhìn giúp cho mọi thành viên có
phương hướng hoạt động và sự tự tin.
Quy luật “con sâu làm rầu nồi canh”: Những thái độ
không tốt có thể làm hỏng cả đội.
Quy luật về lòng tin: Những người cùng làm việc trong
nhóm phải tin tưởng lẫn nhau khi làm việc.
Quy luật chi phí: Nhóm làm việc sẽ thất bại trong việc
vươn tới tiềm lực của mình khi thất bại trong việc trả giá.
Quy luật ghi điểm: Nhóm có thể tạo ra những điều chỉnh
khi biết rõ vị trí của mình.
Quy luật vị trí: Những nhóm giỏi có tầm hiểu biết rộng.
Các
Các quy
quy luật
luật
Quy luật nhận dạng: Những giá trị chung xác định rõ bản
chất của nhóm.
Quy luật giao tiếp: Sự tác động lẫn nhau kích thích hoạt
động tốt hơn.
Quy luật về sự lợi thế: Sự khác nhau giữa hai nhóm làm
việc hiệu quả tương tự nhau là khả năng lãnh đạo.
Thông
Thông tin
tin trong
trong nhóm
nhóm
Cần giữ liên lạc với những nhân vật chủ chốt ở các
phòng ban khác và bên ngoài cơ quan, biết chắc ai là
những người cần được thông tin đặc biệt.
Dùng mọi phương tiện hiện đại để cập nhật hóa và soạn
lại danh sách này thường xuyên để khi cần bạn có thể
liên hệ nhờ giúp đỡ nhóm trong suốt quá trình hoạt động.
Tránh
Tránh sự
sự trùng
trùng lập
lập
Việc tải thông tin như thác khiến nhiều khi thông tin bị
nhiễu, bóp méo … từ đó làm xáo trộn các mục tiêu và
hiệu quả của nhóm.
Để tránh điều này, cần gặp gỡ mở rộng hơn là thu hẹp,
và rồi, nếu cần thiết, thẩm tra ngược lên.
Sự
Sự cẩn
cẩn thận
thận
Khi nhóm nhận công việc (một đề tài chẳng hạn), trưởng
nhóm sẽ đem ra cho các thành viên trong nhóm thảo
luận chung, tìm ý tưởng hay, phát biểu và đóng góp ý
kiến.
Nhóm sẽ phân công, thảo luận công việc cho phù hợp
khả năng từng người dựa trên chuyên môn của họ.
Đề ra kế hoạch cụ thể, nhật ký công tác, thời gian dự tính
sẽ hoàn thành và chuẩn bị cho lần họp sau.
o Thông báo phần thưởng, phạt với các thành viên
Những
Những lần
lần gặp
gặp sau
sau
Người trưởng nhóm tổng hợp lại toàn bộ phần việc của
mỗi thành viên
Chuẩn bị sẵn bài thuyết trình và trả lời những câu hỏi
thường gặp.
Chọn người đứng lên thuyết trình đề tài, trả lời câu hỏi,
ghi chú và một số người dự bị.
Mục
Mục tiêu
tiêu buổi
buổi họp
họp
Mỗi buổi họp cần có mục tiêu rõ ràng dựa trên việc trao
đổi thông tin.
Cần xác định mục tiêu buổi họp.
Hướng dẫn dự bàn thảo và nhấn mạnh mục tiêu, nhưng
cần nhắm đến sự đồng thuận của cả nhóm.
Tần
Tần số
số hội
hội họp
họp
Thường ta cần tổ chức họp hai tuần một lần nhằm giúp
các thành viên trong nhóm ghi nhớ các kế hoạch và thời
hạn công việc, đồng thời, giữ cho nhịp độ thông tin liên
lạc được đều đặn.
Ngoài buổi họp chính thức thì những hình thức thông tin
khác vẫn được duy trì.
Tốc
Tốc độ
độ diễn
diễn biến
biến
Khi điều hành buổi họp bản thân bạn phải chuẩn bị nghị
trình trước.
Đến giờ họp là tiến hành chương trình làm việc ngay.
Lý tưởng là một buổi họp chỉ kéo dài tối đa chừng 75
phút, thời hạn mà mọi người có thể tập trung vào vấn đề.
Cố gắng diễn giải vấn đề ngắn gọn, rõ ràng.
Giải
Giải quyết
quyết vấn
vấn đề
đề trong
trong nhóm-
nhóm- t/t
t/t đồng
đồng đội
đội
Hãy cho các thành viên tự hào về phần việc của họ.
Đưa ra những mục tiêu đặc biệt có tính thử thách sức
mạnh toàn nhóm.
Khuyến khích toàn nhóm thông tin rõ cho nhau biết các
vấn đề và luôn khen họ (nếu đáng).
Dành thời gian trả lời chi tiết các báo cáo và thông tin
của nhóm.
Nhận
Nhận dạng
dạng vấn
vấn đề
đề
Hãy đặt vấn đề xem những rắc rối này nằm ở đâu hoặc
dấu hiệu không thoả lòng chung
Trò
Trò chuyện
chuyện với
với từng
từng người
người
Cần giải quyết các vấn đề cá nhân giữa các thành viên
với tinh thần xây dựng.
Đừng vội phản ứng với những sự việc cho đến khi bạn
nắm rõ nguyên nhân.
Nhóm nào cũng có những khó khăn cần vượt qua.
Cần ngăn chặn kiểu “đổ lỗi” cho người khác – nếu không
nó sẽ làm mất tinh thần đồng đội
Đối
Đối với
với người
người gây
gây sự
sự
Sau khi đã nói chuyện với người gây ra vấn đề, có thể
cần có hành động xa hơn.
Hãy tích cực tìm cách hàn gắn mọi mối quan hệ. Những
điều lưu ý:
o Hãy nói thật những gì bạn thấy được.
Cần giải quyết vấn đề hơn là làm đình trệ công việc của
bạn.
Không nên cố chấp với người quá quắt.
Chớ nóng nảy với bất kỳ ai trong nhóm.
Đừng sao lãng mục tiêu của toàn nhóm.
Đừng vội nhờ đến sự giúp đỡ bên ngoài.
Đừng phớt lờ trước những căng thẳng khiến vấn đề trở
nên tệ hại hơn
Giải
Giải quyết
quyết mâu
mâu thuẫn
thuẫn
Coi những vấn đề liên quan đến công việc như những cơ
hội để cả nhóm học hỏi và cải thiện.
Hãy diễn giải vấn đề để cả nhóm nhận ra chúng và học
hỏi.
Có thể cử một người giải quyết vấn đề và báo cáo lại
diễn biến quá trình giải quyết và kết quả giải quyết ra
sao.
Đào
Đào tạo
tạo và
và phát
phát triển
triển nhóm
nhóm
Đây là một nét văn hóa mới nơi công sở, mang giá trị
gắn kết các cá nhân rất cao.
o Người ta nhận ra, hiểu rõ, và tin rằng: "Không một ai trong chúng
ta có thể giỏi bằng tất cả chúng ta hợp lại".
Khó có thể tìm được một môi trường nào bỏ qua cách
thức làm việc theo đội nhóm.
o Từ trường học, gia đình và những họat động giải trí, khát khao
chiến thắng, được là người xuất sắc và vươn đến đỉnh cao nhất
luôn được đặt lên hàng đầu.
Học
Học nhóm
nhóm
o cũng không phải ngồi ở nhà một thầy cô bộ môn nào đó để học
mà chỉ có ta với bạn bè.
1. Khi là thành viên của 1 nhóm, người ta chia sẻ những mục tiêu
chung, người ta đi đến nơi mong muốn nhanh hơn và dễ dàng
hơn vì họ đang đi dựa trên sự tin tưởng lẫn nhau
2. Nếu bạn thông minh thì nên hướng mình theo mục tiêu chung
của nhóm.
3. Nếu cảm thấy mệt mỏi, trưởng nhóm nên chia sẻ công việc của
mình cho các thành viên khác.
4. Nên dùng lời nói để động viên, để chăm sóc nhau hơn là để chỉ
trích.
“Nếu bạn có cơ hội thấy một đàn ngỗng bay, bạn
hãy nhớ...
Bạn đang hưởng một đặc ân khi là thành viên
của một nhóm”