PANGKAT UNA

Aralin 2

MEMORANDUM

Ayon kay Prof. Ma. Rovilla Sudaprasert, sa kanyang aklat na English for the Workplace 3 (2014),
ang memorandum o memo ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o
paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos. Sa memo, nakasaad ang
layunin o pakay ng gagawing miting. Sa pamamagitan nito, naging malinaw sa mga dadalo ng pulong
kung ano ang inaasahan mula sa kanila. Kung ang layunin ng pulong na nakatala sa memo ay upang
ipabatid lamang sa kanila ang isang mahalagang desisyon o proyekto ng kompanya o organisasyon,
magiging malinaw para sa lahat na hindi na kailangan ang kanilang ideya o suhestiyon sapagkat pinal na
ang nasabing desisyon o proyekto.

Ang pagsulat ng memo ay maituturing ding isang sining. Dapat tandaan na ang memo ay hindi
isang liham. Kadalasan ito ay maikli lamang na ang pangunahing layunin ay pakilusin ang isang tao sa
isang tiyak na alituntunin na dapat isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo sa isang pulong,
pagsasagawa, o pagsunod sa bagong sistema ng produksyon o kompanya. Ito rin ay maaaring maglahad
ng isang impormasyon tungkol sa isang mahalagang balita o pangyayari at pagbabago sa mga polisiya.

Ayon kay Dr. Darwin Bargo sa kanyang aklat na Writing in The Discipline (2014), ang mga kilala at
malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa
kanilang mga memo tulad ng sumusunod:

 Puti - ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon

 Rosas – ginagamit naman para sa request o order na nanggagaling sa purchasing department

 Dilaw o Luntian – ginagamit naman para sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting
department

Sa pangkalahatan, ayon din kay Bargo (2014) may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin
nito.

a. Memorandum para sa kahilingan

b. Memorandum para sa kabatiran

c. Memorandum para sa pagtugon

 Mahalagang tandaan na ang isang maayos at malinaw na memo at dapat magtaglay ng
sumusunod na mga impormasyon. Ang mga impormasyong ito ay hinango mula sa aklat ni Sudaprasert
na English for the Workplace 3 (2014).

1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan ng kompanya, institusyon o organisasyon gayundin ang
lugar kung saan matatagpuan ito at minsan maging ang bilang numero ng telepono.

2. Ang bahaging ‘Para sa/Para kay/Kina’ ay naglalaman ng pangalan ng tao o mga tao, o kaya naman ay
grupong pinag-uukulan ng memo. Sa pormal na memo, mahalagang isulat ang buong pangalan ng pinag-
uukulan nito. Kung ang tatanggap ng memo ay kabilang sa ibang departamento, makatulong kung ilagay
rin ang pangalan ng departamento. Hindi na rin kailangang lagyan ng G., Gng., Bb., at iba pa maliban na
lamang na napakapormal ng memong ginawa.

3. Ang bahaging ‘Mula kay’ ay naglalaman ng pangalan ng gumawa o nagpadala ng memo. Isulat ang
buong pangalan ng nagpadala kung pormal ang ginawang memo.

4. Sa bahaging Petsa, iwasan ang paggamit ng numero gaya ng 11/25/15 o 30/09/15. Sa halip, isulat ang
buong pangalan ng buwan o ang dinaglat na salita nito tulad halimbawa ng Nobyembre o Nob, kasama
ang araw at taon upang maiwasan ang pagkalito.

5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang maisulat nang payak, malinaw at tuwiran upang agad maunawaan
ang nais ipabatid nito.

6. Kadalasan ang Mensahe ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong memo kailangan ito ay
magtaglay ng sumusunod:

a. Sitwasyon – dito makikita ang panimula o layunin ng memo

b. Problema – nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay
nagtataglay nito

c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan

d. Paggalang o Pasasalamat – wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o

pagpapakita ng paggalang

7. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’ ng nagpadala. Kadalasang inilalagay ito sa ibabaw ng kanyang
pangalan sa bahaging Mula kay …

Ang memo ay karaniwang isinusulat para sa mga taong nasa loob ng isang organisasyon o
kompanya. Gayunpaman, may mga memo rin na ipinapadala sa labas ng kompanya o organisasyon sa
pamamagitan ng e-mail o kaya’y telefax.

Gamit ng memo:

1. Magbigay impormasyon 5. pagbati sa kasamahan sa trabaho

2. paghingi ng impormasyon 6. pagbubuod ng pulong

3. pagkompirma sa kumbersasyon 7. pagpapadala ng mga dokumento

4. pag-aanunsiyo ng mga pagbabago sa pulong 8. pag-uulat sa pang- araw-araw na gawain

Layunin ng Memorandum:

1. Upang paalalahanan ang mga empleyado hinggil sa dati na, kasalukuyan o bagong usapin o tuntunin
sa trabaho.

2. Magbigay ng mga anunsyo o magbaba ng mga patakaran na kinakailangang mabatid ng lahat.

3. Magbigay ng babala sa isang partikular na sektor o departamento o kaya ay isang indibidwal na

empleyado kung may nagawa silang pagkukulang o kamalian sa trabaho.

Mga Bahagi ng Memo:

1. Ulo ng sulat

 Matatagpuan dito minsan ang logo ng sumulat ng memo, anong rehiyon, lugar at organisasyon.

 Petsa kung saan ilalagay ang araw, buwan at taon ng pagkakasulat ng memo. Bilang ng memo, kung
pang-ilang memo ang naisulat at kung anong institusyon o organisasyon ang memo.

 Paksa, kung tungkol saan ang memo.

 Patutunguhan, kung sino-sino ang dapat na patutunguhan ng memo, maaaring ang ilagay o isulat ay
pangalan ng organisasyon, kompanya, pangalan o katungkulan.

 Sa pagtukoy sa padadalhan o tagatanggap ng memo, dapat laging ilagay ang kaniyang buong pangalan,
hindi dapat gumamit ng palayaw lamang.

2. Katawan

 Inilalahad dito ang mga detalye tungkol sa paksa, maaaring gumamit ng bilang.
Pagsulat ng Panimula

a. Ipakilala ang suliranin o isyu sa panimulang bahagi. Bigyan ang kinauukulan ng pahapyaw o pasilip sa
konteksto sa likod ng aksiyong nais ipagawa sa kanila. Ito ang thesis statement ng memo, na siyang
nagtataglay ng paksa at naglalahad kung bakit ito mahalaga.

b. Ilagay lamang ang impormasyong kailangan. Hindi ito dapat maging mahaba. Maging mapanghikayat
tungkol sa ipinaliliwanag na problema upang maniwala at makumbinse ang mambabasa.

c. Karaniwang ang haba ng panimula ay nasa ¼ ng kabuuang haba ng memorandum.

Pagsulat ng Buod

 Ang ibinubuod sa isang memorandum ay ang pangunahing aksiyong nais ipagawa ng nagpapadala sa
mambabasa.

 Nagtataglay ito ng ilang ebidensiya bilang pansuporta sa mga rekomendasyong ibinibigay ng

nagpapadala.

 Sa isang napakaikling memo, hindi na kinakailangan ng buod, isinasama na ito sa pagtalakay na nasa
gitnang bahagi nito.

Pigura 1: Halimbawa ng Memo

Mga dapat tandaan:
1. Laging ikonsidera ang awdiyens o ang mga magbabasa ng memo. Mahalagang iakma ang tono, haba at
antas ng pormalidad nito sa mga mambabasa upang maengganyo ang mga tao na basahin ito. Upang
magawa ito, kailangang malinaw sa nagpapadala kung para kanino ang ibinababang memo.
2. Pormal ang memorandum, kaya ang gamit ng wika dito ay magalang at gumagamit ng pangatlong
panauhan at hindi ng unang panauhan. Iwasan ang paggamit ng mga panghalip na “ ako” o “ikaw” at sa
halip ay gumamit ng mas pormal at magalang na panghalip na “ kayo”, “sila” o “tayo”. Maaring gamitin
ng tagapagpadala ng memo ang panghalip na “akin” lalo kung tinutukoy nito ang kaniyang opisina o may
nais ipagawang aksiyon mula sa
pinadadalhan.
3. Impersonal ang tono ng memo, kaya hindi ito dapat lagyan ng mga personal na damdamin o palagay.
Sa pagsusuri ng awdiyens ng isang memo, nararapat na pag-isipang mabuti ang sumusunod na mga
pahayag:
- priyoridad at ang mga pinahahalagahan ng mga taong magbabasa
- paghandaan ang mga posibleng katanungan ng mga mambabasa.
- maging sensitibo sa anumang impormasyon at sentimyento na hindi angkop para sa mga mambabasa.