ARALIN 6

Pagsulat ng
Adyenda, Memo at
Katitikan ng Pulong.
Bakit mahalagang matutuhan ang
pagsulat ng adyenda at katitikan ng
pulong?

Naranasan mo na bang dumalo sa

isang pulong? Paano mo ilalarawan
ang pulong na iyong dinaluhan?
Ang pagpupulong o miting. Lalo na
ang business miting ay bahagi na ng
buhay ng maraming tao sa
kasalukuyan. Ito ay pangkaraniwang
gawain ng bawat samahan,
organisasyon, kompanya, paaralan,
institusyon, at iba pa.
 Bukod sa regular na pulong kung
saan magkakaharap ang mga taong
kabahagi ng miting, ginagawa na rin
sa kasalukuyan, bunga na rin ng
makabagong teknolohiya ang
teleconference, video conference,
at onlayn miting sa pamamagitan ng
internet.
 Madalas marinig na ang mabisang
komunikasyon ang buhay ng isang
samahan o organisasyon. Kung walang
maayos na daloy ng komunikasyon sa
loob ng isang samahan, kadalasan ito
ay walang kaayusan. Gayundin naman,
kung ang komunikasyon ang buhay ng
samahan, itinuturing namang
pinakapuso at isip nito ay ang
pagpupulong.
 Sa pamamagitan ng epektibong
pagpupulong nauunawaan at nadarama
ng bawat bahagi ng samahan ang mga
mithiin at nais tahakin nito. Kaya
naman, napakahalagang maisagawa ang
isang maayos, organisado, at
sistematikong pagpupulong ito man ay
isang business meeting, o company
meeting.
 Memorandum o Memo
Ayon kay Prof. Ma. Rovilla Sudprasert (2014),
sa kanyang aklat na English fo the Workplace
3, ang memorandum o memo ay isang
kasulatang nagbibigay-kabatiran tungkol sa
gagawing pulong o paalala tungkol sa isang
mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin,
o utos.
Sa memo nakasaad ang layunin o
pakay ng gagawing miting. Sa
pamamagitan nito, nagiging
malinaw sa mga dadalo ng pulong
kung ano ang inaasahan mula sa
kanila.
 Ang pagsulat ng memo ay maituturing
ding sining.
Dapat tandaan na ang memo ay hindi isang
liham.
 Kadalasan, ito ay maikli lamang at
pangunahing layunin ay pakilusin ang isang
tao sa isang tiyak na alituntuning dapat
isakatuparan gaya halimbawa ng pagdalo
sa isang pulong, pagsasagawa, o pagsunod
sa bagong sistema ng produksiyon o
kompanya.
 Dr. Darwin Bargo (2014)

Sa kanyang aklat na Writing in the

Discipline, ang mga kilala at malalaking
kompanya at mga institusyon ay kalimitang
gumagamit ng mga colored stationery para
sa kanilang mga memo tulad ng
sumusunod:
 Puti – ginagamit sa mga
pangkalahatang kautusan, direktiba, o
impormasyon.
 Pink o rosas – ginagamit naman para sa
request o order na nanggagaling sa
Purchasing Department.
 Dilaw o luntian – ginagamit naman
para sa mga memo na nanggagaling sa
Marketing at Accounting Department.
 Tatlong uri ng memorandum ayon
kay Bargo

1. Memorandum para sa kahilingan

2. Memorandum para sa kabatiran
3. Memorandum para sa Pagtugon
Mga dapat tandaan sa paggawa ng malinaw
at maayos na memo ay dapat na magtaglay
ng sumusunod na mga impormasyon.

1. Makikita sa letterhead ang logo at pangalan

ng kompanya, institusyon, o organisasyon
gayundin ang lugar kung saan matatagpuan
ito at minsan maging ang bilang ng numero
sa telepono.
2. Ang bahaging ‘Para sa/ Para Kay/
Kina’ ay naglalaman ng mga pangalan
ng tao o mga tao, o kaya naman ay
grupong pinag-uukulan ng memo.

3. Ang bahagi namang ‘Mula kay’ ay

naglalaman ng pangalang gumawa o
nagpadala ng memo.
4. Sa bahaging petsa, iwasan ang paggamit
ng numero gaya ng 11/25/15 o 30/09/15.
Sa halip, isulat ang buong pangalan ng
buwan o ang dinaglat na salita nito tulad
halimbawa ng Nobyembre o Nob. Kasama
ang araw at taon upang maiwasan ang
pagkalito.
5. Ang bahaging Paksa ay mahalagang
maisulat nang payak, malinaw, at
tuwiran upang agad maunawaan ang
nais ipabatid nito.
6. Kadalasang ang ‘Mensahe’ ay maikli ngunit
kung ito ay isang detalyadong memo
kailangang ito ay magtataglay ng sumusunod:

a) Sitwasyon – dito makikita ang panimula o

layunin ng memo.

b) Problema – nakasaad ang suliraning dapat

pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo
ay nagtataglay nito.
c. Solusyon – nagsasaad ng inaasahang
dapat gawin ng kinauukulan.

d. Paggalang o Pasasalamat –
wakasan ang memo sa pamamagitan
ng pagpapasalamat o pagpapakita ng
paggalang.
7. Ang huling bahagi ay ang ‘Lagda’
ng nagpadala. Kadalasang inilalagay
ito sa ibabaw ng kanyang pangalan sa
bahaging Mula kay…
 Gamit ng Memo

1) Paghingin ng impormasyon
2) Pagkompirma sa kumbersasyon
3) Pag-aanunsiyo sa mga pagbabago sa pulong
4) Pagbati sa kasamahan sa trabaho
5) Pagbubuod ng mga pulong
6) Pagpapadala ng mga dokumento
7) Pag-uulat sa pang-araw-araw ng gawain