Організаційно-

розпорядча
z

документація
 z

Статут
Головним документом, на підставі якого діє
юридична особа, є її статут. Цей документ
є зведенням правил, що регулюють
діяльність підприємств, установ,
організацій, їх взаємовідносини з іншими
підприємствами та громадянами, права та
обов’язки в певній сфері державної і
господарської діяльності.
 У статуті
z
визначають:
— власника;

— назву;

— місцезнаходження;

— предмет і мета діяльності;

— органи управління та порядок їх формування;

— компетенцію і повноваження трудового колективу підприємства та його виборних органів;

— орган, який має право представляти інтереси трудового колективу (рада трудового колективу,
профспілковий комітет тощо);

— порядок створення майна підприємства;

— умови реорганізації та припинення діяльності підприємства.

 При оформленні статуту використовують такі
z реквізити:

— назва організації вищого рівня;

— назва організації;

— назва виду документа;

— дата документа;

— місце складання або видання документа;

— гриф затвердження;

— текст документа.
Статут повинен мати титульний аркуш, на якому проставляють:
z

— гриф затвердження (у правому

верхньому куті);

— назву виду документа, до якої входить

і назва підприємства (у центрі сторінки);

— місце та рік складання (над межею

нижнього берега, посередині).

Текст оформляють на наступних після

титульної сторінках.
Статут товариства може мати такі розділи:
z

2. Мета та 3.
1. Загальні предмет Відповідальність 4. Статутний
положення діяльності товариства та капітал
товариства учасників

7. Порядок 8. Права та
6. Формування
5. Майно розподілу обов’язки
фондів
товариства прибутку та товариства і його
товариства
покриття збитків учасників

9. Органи
11. Трудовий 12. Вступ та вихід
управління 10. Облік і
колектив учасника з
товариством та їх звітність
товариства товариства
посадові особи

13. Припинення
14. Прикінцеві
діяльності
положення
товариства
 z

Відповідно до
статуту
Мета створення та підприємства
Усі поправки, що
діяльність розробляють його
вносяться до
підприємства, інші Положення, що структуру,
статуту, мають
положення статуту втратили законність, визначають штатну
бути затверджені
не повинні замінюють новими. чисельність,
повноважним
суперечити чинному складають штатний
органом.
законодавству. розпис, видають
положення, правила
та інші документи.
Положення
z

Положення — це правовий акт, що визначає структуру, функції, обов’язки, права,

відповідальність та організацію роботи підприємств і установ, їх структурних підрозділів,
відділів, секторів (наприклад, Положення про філію) або порядок дій органів управління
підприємств та організацій у певних випадках.

Можуть мати місце також положення про постійно діючі комісії (експертні, ревізійні, наглядові,
контрольні, методичні тощо), про проведення конкурсів, оглядів тощо.

Положення бувають примірні, типові та індивідуальні.

Якщо структура підприємства складається з різних підрозділів, то для кожного з них
розробляють
z Положення про структурний підрозділ.

В оформленні положень мають бути такі реквізити:

— назва організації вищого рівня;

— назва організації;

— назва виду документа;

— дата документа;

— реєстраційний індекс документа

— місце складання або видання документа;

— гриф затвердження;

— заголовок до тексту;

— текст документа;

— підпис;

— гриф погодження;

— візи документа.

Дату і реєстраційний індекс проставляють у день затвердження положення.

Текст положення про підрозділ може включати такі розділи:
z

1. Загальні положення.

2. Завдання.

3. Структура.

4. Керівництво.

5. Функції.

6. Взаємовідносини (зв’язки).

7. Права.

8. Відповідальність.

Положення вводиться в дію з дня його затвердження (або дати, зазначеної в розпорядчому документі, яким
затверджено положення).
Положення є складним документом, тому для нього доцільно оформляти
титульний
z аркуш з такими реквізитами:

— назва організації;

— гриф затвердження;

— назва виду документа і об’єднаний з ним заголовок до тексту;

— дата документа;

— місце складення або видання документа;

— реєстраційний індекс.

Зміни до Положення про структурний підрозділ вносять на

підставі наказу керівника підприємства.
z
Інструкція
z

Інструкція — це організаційний документ, що видається в

цілях установлення правил, які регулюють організаційні,
науково-технічні, технологічні, фінансові та інші спеціальні
сторони діяльності підприємств, установ, організацій (їх
підрозділів і служб), посадових осіб та громадян.

Інструкції видають також для роз’яснення і визначення

порядку застосування законодавчих актів і розпорядчих
документів. Вони містять правила загального характеру,
що регламентують порядок та умови здійснення діяльності
у якійсь певній галузі управління.
Основні правила складання
z
Реквізити інструкції такі:

— назва організації;

— назва структурного підрозділу (за необхідності);

— назва виду документа;

— дата документа;

— реєстраційний індекс документа;

— місце складення або видання документа;

— гриф затвердження;

— заголовок до тексту;

— текст документа;

— підпис;

— гриф погодження;

— візи документа;

— прізвище виконавця (за необхідності).

z
Затверджується інструкція
безпосередньо керівником
або розпорядчим
Якщо інструкція
документом. Краще
затверджується
інструкцію вводити в дію
розпорядчим документом і
шляхом видання наказу.
є додатком до нього, вона
Це дозволяє
повинна мати відмітку з
встановлювати строк її
посиланням на цей
введення, передбачати
документ, його дату та
необхідні організаційні
номер.
заходи, зазначати
відповідальних
виконавців.

Приступаючи до
складання інструкції, слід
Дату та реєстраційний
з’ясувати, чи є примірні
індекс інструкції
або типові інструкції з
проставляють у день її
цього питання, і потім на їх
затвердження.
базі розробляти потрібну
інструкцію
 z
Інструкція є документом тривалої дії і, як правило,
діє до заміни її новою. У ній відсутні вказівки на
конкретних виконавців і не встановлюються
терміни виконання. Заголовок інструкції повинен
чітко окреслювати коло питань, об’єктів та осіб, на
яких поширюються її вимоги.
Оскільки інструкція містить методичні аспекти, її
текст має бути виключно точним і зрозумілим.
Викладати його потрібно в логічній послідовності
закінченими розділами з їх розбиттям на пункти та
підпункти.
Рубрикація для інструкції є обов’язковою.
 z
Інструкції належать до організаційних документів і
мають директивний характер. Тому в тексті
використовують формулювання зі словами: повинен,
необхідно, слід, зобов’язаний, не допускається,
забороняється, має право тощо.
Відступи від дій, передбачених інструкцією,
кваліфікуються як порушення дисципліни.
Викладення тексту ведуть від третьої особи або в
безособовій формі.
Наприклад: «Касир відповідає за ведення касової
книги» або «Записи у трудовій книжці повинні
здійснюватися згідно з формулюваннями чинного
законодавства та з посиланням на відповідну статтю,
пункт Кодексу законів про працю» тощо.
Посадові
z та робочі інструкції

Правове положення працівників підприємства

регламентується посадовими та робочими
інструкціями, що встановлюють функції, права, обов’язки
та відповідальність працівників.

Посадові інструкції розробляють за кожною посадою,

передбаченою у штатному розписі підприємства.
 Розділи посадової інструкції
z
№ з/п Назва розділу
1 Загальні положення
2 Завдання та обов’язки
3 Права
4 Відповідальність
5 Повинен знати
6 Кваліфікаційні вимоги
7 Взаємовідносини (зв’язки) за
посадою
Зміст
У цьому розділі наводять такі відомості:
— зазначають основні дані про посаду та назву підрозділу, в якому працює співробітник;
— визначають сферу діяльності працівника;
— наводять порядок його призначення та звільнення із займаної посади, підпорядкованість;
— установлюють наявність підлеглих;
— визначають порядок заміщення інших працівників на період їх тимчасової відсутності, а також осіб, які заміщають самого працівника;
— перелічують основні законодавчі акти та нормативні документи, якими повинен керуватися фахівець у своїй роботі
Зазначають предмет, зміст і перелік видів робіт, з яких складаються функції, що виконуються працівником, перелічують конкретні завдання,
покладені на працівника, визначають форму його участі у процесі. При цьому використовують слова: забезпечує, готує, виконує, курирує,
контролює, представляє тощо
Наводять повноваження, що надаються працівнику для виконання покладених на нього завдань та обов’язків. Наприклад, вносити пропозиції з
відповідних питань, приймати певні рішення, отримувати необхідну для виконання своїх завдань інформацію від відповідних підрозділів тощо
Установлюють показники оцінки роботи працівника і межі його особистої відповідальності за результати діяльності та виконання робіт.
Показниками оцінки роботи є якість і своєчасність виконання посадових завдань та обов’язків
Наводять вимоги до спеціальних знань, а також до знання законодавчих актів і нормативних документів, необхідних для виконання посадових
обов’язків
Зазначають норми, що стосуються освіти, освітньо-кваліфікаційних рівнів та досвіду, достатніх для повного та якісного виконання робіт за
посадою
Установлюють коло основних взаємозв’язків працівника зі співробітниками свого та інших структурних підрозділів, а також із сторонніми
підприємствами. Тут зазначають строки отримання та надання інформації, порядок погодження та затвердження відповідних документів тощо
Робочі інструкції зазвичай складаються з 5
розділів
z

1. «Завдання та обов’язки». Тут розкривають зміст робіт, які повинен виконувати працівник,
а також наводять характеристику робочого місця.

2. «Права». У цьому розділі визначають делеговані працівнику повноваження, за допомогою

яких він повинен забезпечувати у процесі своєї роботи виконання покладених на нього
завдань та обов’язків.

3. «Відповідальність». Цей розділ містить показники особистої відповідальності за

результати діяльності та виконання робіт, а також за невжиття належних заходів у межах
своїх обов’язків.

4. «Повинен знати». Тут відображають вимоги до спеціальних знань, умінь, майстерності

робітника, зумовлені реальними умовами виробництва (сфери послуг), особливостями
обладнання, матеріалів, інструментів, що використовуються для виконання робіт.

5. «Кваліфікаційні вимоги». Цей розділ містить норми, що стосуються професійної освіти

та досвіду, достатніх для повного і якісного виконання робіт за професією.
 z
Посадову (робочу) інструкцію розробляє керівник
відповідного структурного підрозділу. Розробником
посадової (робочої) інструкції може бути також спеціаліст із
праці.

Готову інструкцію підписує керівник структурного підрозділу

або спеціаліст, який її підготував. Далі її погоджують з
начальником відділу праці та заробітної плати, заступником
директора за підлеглістю, юрисконсультом.

Потім посадову (робочу) інструкцію затверджує керівник

підприємства, після чого її доводять до відома працівника під
підпис. Підтвердженням факту ознайомлення працівника з
посадовою (робочою) інструкцією є віза ознайомлення.
 z
Потрібно внести зміни до посадової (робочої) інструкції?
Це може знадобитися в разі перерозподілу обов’язків між
працівниками у зв’язку зі скороченням чисельності або
раціональним розподілом праці. Зміни вносять на підставі
наказу керівника підприємства та з відома працівника.

У певних випадках посадову (робочу) інструкцію має бути

замінено. Така необхідність може виникнути, якщо,
наприклад, змінилася назва підприємства, його
структурного підрозділу або назва посади.
Структура
z і штатна чисельність

Структура і штатна чисельність — це документ, у якому

зазначають усі структурні підрозділи підприємства, посади, що
вводяться, і кількість штатних одиниць за кожною з посад. Цей
документ складають перед розробкою проєкту штатного
розпису.

Затверджується структура і штатна чисельність

безпосередньо керівником підприємства або відповідним
наказом. При цьому датою документа є дата його
затвердження.
z
Штатний
z розпис

На підставі структури та штатної чисельності підприємство складає штатний розпис.

Штатний розпис — це документ, що встановлює перелік посад, чисельність штатних

одиниць і розмір посадових окладів працівників. Крім того, у штатному розписі
зазначають доплати і надбавки до окладів, що мають постійний характер.

Штатний розпис розробляють на основі внутрішніх організаційно-нормативних

документів (чинної структури і штатної чисельності, положення про оплату праці) і з
урахуванням вимог нормативно-правових актів.

При зазначенні найменування посад у штатному розписі необхідно керуватися

Класифікатором професій.

Якщо строк дії штатного розпису не застережено, то він діє безстроково аж до

затвердження нового.
z
 z
Наказ і витяг із наказу
Наказ

Найпоширенішим розпорядчим документом є наказ.

Це документ, що видається керівниками підприємств,
які діють на підставі єдиноначальності, для
вирішення різних завдань, що стоять перед цим
підприємством.

Наказ набуває чинності з моменту його видання,

якщо інше спеціально не передбачено в самому
наказі.
 Реквізити наказу такі:
z
— назва організації вищого рівня;

— назва організації;

— назва виду документа;

— дата документа;

— реєстраційний індекс документа;

— місце складення або видання документа;

— заголовок до тексту документа;

— текст документа;

— підпис;

— гриф погодження;

— візи документа.

За змістом накази поділяють на дві групи:

— з основної діяльності;

— з особового складу (кадрові).

Діловодство за кожною з цих груп ведуть окремо.

 Накази
z
з основної діяльності видають:

— з питань виробничо-
господарської діяльності,
— у зв’язку зі створенням, — для затвердження положень,
планування, фінансування,
реорганізацією, ліквідацією інструкцій, правил та інших
звітності, реалізації продукції,
структурних підрозділів; документів.
вдосконалення структури та
організації роботи підприємства;

Накази видають не тільки як ініціативні, а й на виконання вказівок

організацій вищого рівня. Видають накази і в разі, коли необхідно
довести до відома керівників структурних підрозділів або посадових
осіб документи, що надійшли від органів державного управління.

Наказами з особового складу оформляють прийняття на роботу,

переміщення, звільнення працівників, а також заохочення або
притягнення до дисциплінарної або матеріальної відповідальності та
ін.
Робота
z зі складання наказу включає такі стадії:

— вивчення суті питання;

— підготовка проєкту документа;

— погодження проєкту;

— підписання наказу.

Проєкти наказів з основної діяльності, як правило, готують і подають

структурні підрозділи за дорученням керівника або з власної ініціативи.

Текст наказу повинен мати заголовок.

 z
У констатуючій частині викладають причини, цілі та підстави видання наказу. Якщо наказ
видається на виконання акта органу вищого рівня, у констатуючій частині дають його назву,
автора, заголовок, дату і номер.

Констатуючу частину можна не наводити, якщо немає необхідності давати які-небудь

пояснення.

У розпорядчій частині наказу формулюють зміст дій, які мають бути виконані, зазначають
виконавців і строки виконання. Текст розпорядчої частини повинен мати наказову форму
викладення. Він починається зі слова НАКАЗУЮ, яке друкують без лапок великими літерами
на окремому рядку без відступу від лівого берега документа і відділяють від констатуючої
частини двома міжрядковими інтервалами. Після слова НАКАЗУЮ ставлять двокрапку.

Строк виконання має бути реальним, відповідати обсягу намічених до виконання робіт і
враховувати час доведення наказу до виконавців.
Витяг із наказу
z

Витяг — це засвідчена копія частини тексту службового документа. Тобто у витягу із наказу наводять частину
інформації, що міститься в тексті чинного наказу.

У витягу мають бути наявними всі реквізити наказу до розпорядчої частини. Таким чином, у витяг без жодних змін,
скорочень і доповнень переносять такі реквізити:

— назву організації;

— дату документа;

— реєстраційний індекс документа;

— місце складення або видання документа;

— заголовок до тексту документа.

Замість слова «НАКАЗ» пишуть «ВИТЯГ ІЗ НАКАЗУ».

Констатуючу частину тексту наказу переносять до витягу без змін. А ось із розпорядчої частини дослівно виписують
тільки потрібний пункт або декілька пов’язаних між собою пунктів. Причому нумерацію цих пунктів залишають без
змін.